Veelgestelde vragen overstap

• Hoe wordt de overstap bij een school gestart?
  Altijd in overleg met de school. We houden een startgesprek met de projectleider, informatiemanagement, functioneel beheer, enkele key-users en bespreken alle benodigde stappen die nodig zijn voor ingebruikname van PraktijkbeoordelenFlex. Vanuit daar maken we een planning van activiteiten.

• Wat verwacht Examenservices van de school bij de start van dit project?
  We verwachten dat de school een projectleider of een centraal contactpersoon voor ons heeft. En daarnaast ondersteuning vanuit informatiemanagement of vanuit centraal ICT. Dit is belangrijk voor de inrichting van de schoolomgeving, Single Sign-On en later de OKE (spreek uit oo-ka-ee)-koppeling zoals met het leerlingvolgsysteem of studenteninformatiesysteem van de school. Centraal ICT of informatiemanagement is belangrijk omdat dezelfde omgeving ook voor andere scholen wordt ingezet.

• Hoeveel tijd neemt de ingebruikname van PraktijkbeoordelenFlex voor een school in beslag?
  Een zorgvuldige voorbereiding is cruciaal. Een school heeft hiervoor een projectleider (aanspreekpunt) nodig, informatiemanagement, functioneel beheer en één of enkele key-users die hier tijd voor vrijgemaakt krijgen en er tijd aan kunnen besteden.
  Verder is het afhankelijk hoe groot het betreffende onderwijsteam is en of het over één of meerdere locaties is verspreid. En hoe de locaties zijn ingericht. Bij eenzelfde inrichting kan je de aanpak kopiëren en plakken. Bij verschillende inrichtingen zijn er misschien nog andere dingen nodig.
  Verwachting is dat vanaf start voor het inrichten van de school tot het inplannen van de eerste examens minimaal 4 weken doorlooptijd is. Dit hangt dus af van de beschikbaarheid van het team en de locaties.

• Hoeveel extra tijd kost de overstap van PraktijkbeoordelenFlex voor de school?
  Tijdens de ingebruikname is extra tijd nodig voor de inrichting en het autoriseren van gebruikers. Key-users krijgen een training en geven deze kennis door aan hun collega’s (train-the-trainer).
  Eerdere ervaringen bij ingebruikname van het huidige Praktijkbeoordelen tonen aan dat de key-users twee dagdelen aan training nodig hebben.
  De key-users trainen de eigen gebruikersgroepen daarna in gemiddeld zes tot acht dagdelen.
  Denk daarbij aan een dagdeel voor een examenbureau, een dagdeel voor examenbegeleiders, een dagdeel voor beoordelaars, gebruikersgroep, beoordelaars etc.

• Bieden jullie ook trainingen aan? En ondersteuning na ingebruikname?
  Ja. Bij de ingebruikname krijgen de key-users binnen de school een uitgebreide training van het nieuwe programma en kunnen dit vervolgens aan hun collega’s doorgeven. (Het zogenaamde train-the trainer concept)
  Na het in gebruik nemen van PraktijkbeoordelenFlex, houden we vanuit Examenservices vinger aan de pols.
  Bij vragen kunnen de key-users altijd terecht bij onze helpdesk.

• Wat gebeurt er met de huidige examenproducten? Gaan deze over naar PraktijkbeoordelenFlex?
  In het algemeen geldt dat we alleen kwalificaties overzetten waarvoor nog mag worden gediplomeerd. We zetten alleen de laatste, actuele (sub)versie van een examen voor een erkende opleidingscode over; oudere versies worden niet standaard overgezet. Een uitzondering hierop is wanneer een examenstichting twee verschillende varianten parallel naast elkaar aanbiedt. Idealiter geldt: hoe minder er overgezet moet worden, hoe beter. Het uitgangspunt is om geen ‘onnodige dossiers’ over te zetten en kritisch te zijn op de keuzes die daarin gemaakt worden.
  Voor Examenplatform Entree zetten we alle exameninstrumenten uit het huidige productoverzicht ‘examenplatform entree huidige dossier 23301’ over. Deze zijn gebaseerd op het herziene dossier uit 2022. De keuzedeel-examens worden nog niet ingevoerd. De organisatie heeft deze keuze gemaakt om de overstap voor alle stichtingen zo snel en vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. De overstap van de keuzedelen zal in een later stadium aan bod komen.

• Hoe gaan we om met studenten die ingeschreven staan op versies die straks niet meer beschikbaar zijn in PraktijkbeoordelenFlex?
  Toelichting: Hierbij gaat het om dossiers die uitlopend zijn, of binnenkort uitlopend (niet de laatste er-kende opleidingscode) en waarvan de studenten die in reguliere tijd de opleiding afronden al geëxami-neerd zijn (schooljaar 2023-2024), maar er kan nog wel sprake zijn van zittenblijvers of studenten die lan-ger over hun opleiding doen. Mocht dat het geval zijn, dan wordt samen met de school besproken hoe we hier mee omgaan.
  Aangezien Entree een 1-jarige opleiding is en de laatste erkende opleidingscode 2022 is, zijn er geen studenten meer die gebruik maken van de vorige versie van het kwalificatiedossier. Dat betekent dat deze situatie hier niet aan de orde is.

• Zijn er veel (functionele) verschillen in PraktijkbeoordelenFlex t.o.v. de huidige versie?
  Ja, de hele lay-out is anders: overzichtelijker en intuïtiever. Zo kunnen examen gerelateerde planningen nu op één pagina worden gemaakt en helpt een wizard bij de planning.
  

• Kunnen wij na de overstap nog terug naar de oude versie (PB3)?
  Hoewel technisch mogelijk, raden we het niet aan. PraktijkbeoordelenFlex biedt koppelingen met andere systemen die Praktijkbeoordelen3 niet heeft, én wordt het standaard onderhoudskanaal voor de examenproducten.
  Praktijkbeoordelen 3 blijft nog wel een tijdje in de lucht om bijvoorbeeld de openstaande examineringen af te ronden.
  

• Sommige externe assessoren hebben moeite met het huidige Praktijkbeoordelen3. Is hier in het nieuwe systeem wel rekening mee gehouden?
  Zeker. PraktijkbeoordelenFlex is gebruiksvriendelijker en intuïtiever en overzichtelijker dan Praktijkbeoordelen3. En mobiel beschikbaar. Dus het wordt gemakkelijker.